Las siguientes son algunas de las características que debe buscar al comprar muebles de almacenamiento como archivadores, armarios de oficinas, bibliotecas, entre otros, para su sistema de gestión documental en función de sus necesidades:
- Tamaño: Debe asegurarse de que cualquier tipo de muebles de almacenamiento que compre se adapte bien a su oficina o lugar de trabajo sin ocupar demasiado espacio.
- Estructura resistente: El mobiliario debe ser lo suficientemente robusto como para soportar el peso de los archivadores y otros elementos colocados encima. Además, se debe tener en cuenta los materiales de fabricación para evitar el desgaste de los documentos por humedad y el gran volumen de papeleo, siendo el metal y el laminado las mejores opciones para este fin.
- Facilidad de acceso: todo mueble de almacenamiento debe permitir un fácil acceso a todos los archivos del sistema. Esto se puede conseguir con sistemas de almacenamiento bien diseñados (como cajoneras con bandeja de consulta, bandeja de accesorios, CD, folders colgantes, etc.) que permitan a los usuarios encontrar lo que necesitan rápidamente sin tener demasiados problemas para buscar entre todos los archivos.