El futuro de los espacios de trabajo

El Covid-19 ha convertido el teletrabajo en una práctica obligatoria para mantener las operaciones de las empresas sin violar las medidas de confinamiento y distanciamiento social. Hoy muchas organizaciones y colaboradores de todo el mundo se enfrentan por primera vez al trabajo desde casa y a la búsqueda de las mejores plataformas, herramientas y protocolos que implica esta práctica laboral.

Trabajar a distancia es una figura conocida por las empresas que reclutan colaboradores en varios países, por los trabajadores independientes (freelancers) y por profesionales que trabajan de manera itinerante durante algún tiempo, como ingenieros y periodistas. Pero no es una práctica extendida y varía de acuerdo con el país, la profesión y el sector.

En Europa, 17% de los colaboradores teletrabajan y en Estados Unidos lo hace el 20%, según el informe «Trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar: consecuencias en el ámbito laboral» de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y Eurofound. Finlandia, Japón, los Países Bajos, Suecia y Estados Unidos son los países en donde el teletrabajo es más común. En Latinoamérica son Brasil, México, Argentina, Chile y Colombia.

Que las empresas estén empleando masiva y aceleradamente el teletrabajo ha puesto sobre el tapete la discusión sobre el futuro del trabajo y sus espacios. En todo caso, el teletrabajo no implica la desaparición de las oficinas ni del trabajo en ellas, sino la combinación del trabajo presencial y el remoto, y la adaptación de los espacios de trabajo a nuevas tecnologías y a, también, nuevas necesidades.

Entre las razones por las cuales las oficinas no van a desaparecer se encuentran:

Las limitaciones tecnológicas y logísticas de trabajar en casa. Las empresas tienen casi siempre más y mejores recursos, como tecnología (servidores, herramientas en línea), espacios para reuniones, materiales de oficina y hasta plantas eléctricas de emergencia. En cambio, un colaborador que trabaje de manera remota es común que no posea, por ejemplo, una plataforma con capacidad suficiente para conectar a un gran número de personas en videollamada, para compartir contenido o para trabajar en equipo.

La preferencia de los colaboradores por el contacto humano y por las facilidades que brindan las oficinas para resolver problemas, trabajar en equipo, asignar y evaluar tareas, y aprender.

La seguridad de la información de la empresa. En el trabajo remoto, la seguridad de la información es responsabilidad de cada colaborador, aunque se empleen plataformas con parches de seguridad. Cuando se usan equipos personales, los riesgos de ataques informáticos son mayores y, por tanto, las empresas deben controlar los dispositivos que ingresan a su red. Una solución más cara es que las empresas entreguen a sus colaboradores dispositivos seguros.

Comodidad. Las oficinas modernas se guían por estándares arquitectónicos que buscan el bienestar de sus colaboradores, como mobiliario ergonómico, sistemas de refrigeración y calefacción regulables, buena calidad del aire o materiales amigables con el medioambiente.

Aun así, el masivo experimento de teletrabajo que se desarrolla en el mundo cambiará el diseño de las oficinas, para hacerlas más compatibles con esta extendida modalidad de trabajo y con las exigencias sanitarias que se impondrán (como el distanciamiento y la limpieza). Estas son algunas de las tendencias:

1. Oficinas inteligentes y comprometidas con el medioambiente. Cada vez más empresas deberán ofrecer bienestar a los colaboradores con edificios que empleen:

• Materiales no contaminantes
• Iluminación circadiana (iluminación artificial que se adapta a los ritmos circadianos de las personas para evitar la fatiga y el estrés)
• Sistemas de climatización regulables y avanzados para disminuir las emisiones de CO2
• Edificios que utilizan eficientemente recursos como agua y electricidad
• Incorporación de tendencias biofílicas (jardines y plantas)
• Mobiliario ergonómico y flexible, para que los trabajadores no adopten malas posturas ni tengan dolores musculares
• Sillas de oficina ergonómicas e innovadoras

2. Oficinas compartidas. Con trabajos flexibles, puede que algunas empresas no necesiten todo el espacio que actualmente tienen y que opten por compartir sus áreas con otras organizaciones. Esto puede propiciar la colaboración entre empresas, el uso eficiente de los recursos y el ahorro en gastos de mantenimiento o en alquiler de oficinas.

3. Diseño comprometido con la salud. Los muebles y las superficies deben poder limpiarse y desinfectarse fácilmente. Además, deben reducirse las superficies y los objetos que los empleados tocan; para ello son útiles los sensores de movimiento que encienden o apagan las luces (así se evita tocar los interruptores) y las puertas que se abren en ambos sentidos con el hombro o el pie.

4. Escritorios compartidos. Cuando las empresas tengan más políticas de teletrabajo y algunos de los colaboradores quieran quedarse en casa, no serán tan necesarios los escritorios fijos y sí los compartidos.

5. Salas de conferencia. Con colaboradores que pasan por la oficina de vez en cuando, las oficinas cerradas o individuales tendrán menos sentido. En su lugar, serán más útiles los espacios abiertos y las salas de reuniones para que la gente que teletrabaja pueda discutir objetivos y ponerse al día cuando asista a la oficina. Esas salas deberán incluir mobiliario reconfigurable y tecnología para la comunicación multimedia y remota.

6. Tecnología para videoconferencias. Tener buena conexión WiFi, monitores, teléfonos VoIP y acceso a plataformas de videoconferencias será clave para que los colaboradores presenciales puedan conectarse con los que estén fuera de la oficina.

7. Espacios más pequeños. Que las empresas tengan más colaboradores no implica que deban aumentar el tamaño de sus oficinas. Las empresas con menos trabajadores presenciales tendrán espacios más amplios para incorporar los elementos que apoyan el teletrabajo, o podrán mudarse a espacios más pequeños y así ahorrar en alquiler, servicios públicos o suministros.

Una práctica que podría extenderse es que, a medida que el teletrabajo se haga común, las empresas proporcionen mobiliario ergonómico a sus colaboradores para que los instalen en sus casas y trabajen más cómodos. Lo que sí es seguro es que las oficinas del futuro serán más compatibles con el trabajo remoto, al mismo tiempo que brindarán mayor bienestar a sus ocupantes.