2020 vs. 2021: los nuevos desafíos para el regreso a las oficinas

Nuevos desafíos al liderar proyectos de oficinas en 2021

Nuevos retos, nuevos espacios. Las oficinas de 2021 van más allá de lo funcional.

Cuando empezó la pandemia había incertidumbre, incluso ciertos temores, sobre los resultados del trabajo desde casa. Mantener la productividad, la creatividad y el trabajo colaborativo eran los principales desafíos. Comenzaba un proceso de aprendizaje para los líderes, que debían ofrecer flexibilidad y autonomía a sus equipos; y también para los colaboradores, que debían dar los mejores resultados en entornos poco ergonómicos.

Poco a poco, tanto los líderes como los colaboradores se acostumbraron a la nueva realidad: surgieron nuevas dinámicas, las personas adecuaron sus espacios de trabajo en casa y adaptaron sus rutinas familiares y laborales. Hoy muchos quieren volver a oficinas renovadas. Por ello, los espacios deben mejorarse y trascender lo funcional: es necesario crear espacios con sentido para que los colaboradores se sientan motivados a asistir. De allí la importancia del trabajo híbrido.

Algo tiene que pasar

Diversas consultoras han realizado encuestas a colaboradores en todo el mundo; algunos están dispuestos a volver, siempre que se garanticen las condiciones y haya oportunidad para hacer cosas nuevas. “No vamos a volver a las oficinas cinco días a la semana”, prevé la líder global de Capital Humano de Deloitte, Erica Volini; en su lugar, se harán habituales muchos de los cambios aprendidos en la pandemia.

Las oficinas deben transformarse en espacios para vivir y experimentar. De allí que los gestores de proyectos deban formar equipos multidisciplinarios que diseñen experiencias de trabajo atractivas y motivadoras, en espacios para todo y para todos, pero sobre todo, en espacios con sentido.

• Espacios para experiencias: los colaboradores, así como los clientes de las empresas, necesitan experiencias que los conecten con la razón de ser de la organización; ecosistemas que permitan entender el porqué de lo que hacen. Los colaboradores necesitan espacios para jugar y para entretenerse con propósito; espacios que favorezcan la salud mental y que estrechen los vínculos con su empresa.
• Salas de trabajo colaborativo: en la virtualidad se ha perdido un poco la espontaneidad y la cercanía entre los miembros de los equipos. De allí que haya que acondicionar salas especiales para teambuilding, con mobiliario multifuncional y ajustable, máxima conexión, tableros analógicos y digitales, y material educativo. Estas salas deben brindar confianza a los colaboradores y condiciones en las que se sientan cómodos para compartir sus experiencias y conocimientos; deben ser espacios para aprender y para crecer profesionalmente.
• Espacios creativos y de innovación: hoy más que nunca se necesitan áreas para crear. En este sentido, es útil que es útil que las empresas incorporen los principios de la neuroarquitectura en sus nuevas oficinas. El objetivo es estimular los sentidos con imágenes, colores, sonidos, texturas, etc. para promover la creación de ideas y la mejora continua de los procesos productivos.

Las oficinas de 2021 deben ofrecer los espacios y herramientas que no se pueden tener en casa; tienen que ser diferentes y dar motivos a los colaboradores para volver.

¿Qué quedó en el pasado?

La pandemia ha dejado muchas lecciones y motivado la transformación organizacional. Los líderes han aprendido mucho de lo ocurrido en el último año y saben que es necesario evolucionar y atender nuevas necesidades. Por ello dejaron atrás prácticas muy exitosas en el pasado, pero innecesarias hoy, como las siguientes:

Antes de la pandemia:

• Centralización de los espacios: las empresas buscaban una oficina suficientemente grande para que todos los colaboradores estuvieran juntos y se relacionaran a diario. Esto además facilitaba la supervisión constante del trabajo.
• Formalidad de algunos procesos: tanto las comunicaciones, como la vestimenta en las organizaciones, eran muy formales. Había canales institucionales claramente establecidos y no se intercambiaba información por medios personales como WhatsApp, teléfono personal, etc.

Durante la pandemia:

• Virtualidad 100%: el 2020 se destacó por el trabajo completamente remoto, que demostró ser productivo, pero que afectó las relaciones sociales y el bienestar integral (cuerpo y mente) de las personas.
• Comunicaciones excesivas: uno de los temores durante la pandemia era la disminución de la productividad dada la falta de supervisión presencial. Esto trajo como consecuencia que se organizaran reuniones diarias por cualquier motivo y se establecieran comunicaciones en horarios inapropiados. Los colaboradores se sienten sobresaturados y manifiestan que trabajan más horas.

Lo nuevo para 2021

Se esperan nuevos modelos de trabajo en la modalidad híbrida, que combina la presencialidad con la virtualidad, de manera de garantizar la productividad del trabajo y agregar valor a las personas.

• • Hub and Spoke: además de una pequeña sede principal (hub) en sectores industriales o comerciales, las empresas establecerán oficinas satélite (spokes) en otras zonas de fácil acceso para los colaboradores. De esta manera estarán más cerca de casa y disminuirán el tiempo y el costo del transporte.
  • Reserva por uso: los puestos de trabajo fijos y las estaciones personalizadas desaparecen. Habrá espacios que podrán utilizarse tras su debida reserva en línea, de modo que se garantice tanto la ocupación máxima permitida como los protocolos de bioseguridad.

Invertir en la cultura, la herramienta clave

El trabajo totalmente remoto aleja a los colaboradores de la filosofía y la cultura de las empresas. Es mucho más difícil tener sentido de pertenencia, vivir los valores de la organización y conectarse con la misión y la visión colectivas si no hay interacciones humanas cercanas ni se promueven los encuentros colaborativos.

Las organizaciones que mejor han afrontado la transición a la virtualidad llevan años invirtiendo en crear su propia cultura; claros ejemplos son Twitter, Google y AirBnB, entre otras. Estas empresas entendieron hace mucho tiempo que las personas son el corazón de sus organizaciones; por eso se concentraron en facilitarles la vida.

El vínculo emocional al interior de los equipos ha logrado el compromiso con el trabajo y la búsqueda constante de mantener viva la cultura. Hoy combinan el trabajo remoto con espacios para que los colaboradores socialicen en las oficinas.

Por otra parte, a pesar de la intención de muchas organizaciones de mantener viva su cultura en la virtualidad, después de largas jornadas de trabajo frente a los computadores, muchos sienten la necesidad de desconectarse; como resultado, es menor la participación en actividades sociales en línea. Por ello es tan importante un modelo híbrido que permita cumplir las funciones de manera remota y garantizar espacios especiales y de valor para las interacciones presenciales.