Técnicas efectivas para diseñar un espacio de trabajo productivo y confortable: 5 consejos imprescindibles

Al momento de realizar un proyecto de transformacón de espacios de trabajo en ambientes más agradables y colaborativos es común enfrentarse a decisiones de capacidad, adecuación de áreas y selección de los muebles correctos. En este artículo presentaremos consejos para conseguir un mejor diseño de oficinas teniendo en cuenta factores como la distribución, los tipos de espacio, las necesidades de acomodación, colores e iluminación.

En los últimos años, las organizaciones han cambiado su forma de trabajar. Por ello,  las oficinas separadas unas de otras, con paredes blancas y espacios perdidos han quedado atrás. Cada vez hay más personas trabajando desde casa, un café o en el parque de la esquina.

Lo que todas ellas tienen en común es la búsqueda de ambientes más agradables y colaborativos, siendo este el enfoque de los nuevos espacios de trabajo. Para adaptarse a este cambio las oficinas requieren de espacios inspiradores. Deben ser sitios que inviten a los trabajadores a estar allí, a compartir ideas con otros y a ser más productivos.

¿Cómo se puede hacer una remodelación que ofrezca espacios más cómodos para los empleados además de rentables y sostenibles para las empresas? Estos son los 5 factores clave que se deben tomar en cuenta como profesional encargado.

1. Distribución del espacio general de una oficina

Lo primero que se debe considerar al momento de iniciar una remodelación de oficina es de cuánto espacio se dispone y cuántos trabajadores hay en la empresa. Existen algunos estándares respecto a la cantidad de espacio que necesita cada colaborador. Sin embargo, la determinación de este espacio tiene mucho que ver con el rol que desempeña cada persona en la organización.

Según la Organización Internacional del Trabajo, para que una persona realice sus actividades requiere de una superficie de suelo mínima de 4 metros cuadrados. Esto varía según normativas locales o necesidades de la empresa. Según los Estándares de Fit-Up de 2.0 en el lugar de trabajo del Centro Canadiense para la Seguridad y Salud en el Trabajo (CCOHS), los cargos de gerencia y de dirección le corresponden entre 10 y 18,5 metros cuadrados, los puestos fijos deben tener 4,5 metros cuadrados como máximo y los espacios de trabajo flexible unos 3 metros cuadrados por colaborador.

El diseño se desee aplicar a la oficina también cuenta. Existen algunas tendencias que permiten maximizar el espacio del que se dispone, como la de los espacios colaborativos y abiertos. Estos no solo permiten sacar más provecho de los metros cuadrados disponibles, sino que además fomentan la interacción entre los trabajadores.

En cuanto a los espacios de circulación como pasillos, también es importante tener en cuenta las medidas. La dimensión mínima para las vías de comunicación es de 0,80 metros en el caso de las puertas y de mínimo 1 metro para los pasillos. Los corredores principales suelen tener medidas que varían entre los 1.5 y los 2.5 metros de ancho. Y si hay escaleras, estas deben contar con un ancho de 1 metro como mínimo.

2. Tipos de espacio que favorecen el bienestar

Las personas no solo necesitan un puesto de trabajo. Para que el ambiente laboral sea el más óptimo (cómodo, tranquilo, inspirador, etc.) es necesario contar con diferentes tipos de espacios. Las nuevas oficinas deben diseñarse pensando en áreas que fomenten la creatividad de los empleados o que contribuyan a la concentración si eso es lo que se necesita.

Las oficinas diseñadas de forma amigable, adaptadas a las necesidades de las personas, tienen efectos psicológicos positivos. De acuerdo al profesor Alex Haslam, coautor de una investigación de la Universidad de Exeter en el Reino Unido sobre la influencia del diseño de las oficinas en los trabajadores, se puede conseguir un aumento del 17% de la productividad al crear espacios que satisfagan a los empleados.

Por un lado está el concepto open office, que incluye espacios colaborativos en el que no existen barreras, cubículos ni oficinas privadas, ni siquiera para el gerente. Es de alguna manera una forma de crear nuevos espacios dentro de la oficina que permitan que los empleados se integren y se sientan más cómodos. Otro ecosistema muy presente en las oficinas de ahora son los espacios de trabajo que pueden ser utilizados por cualquier persona, ya que con estos se incentiva la independencia de los empleados. Con los nuevos conceptos de oficina, además de olvidarse de tener un puesto fijo, también se permite que las personas organicen su tiempo por sí mismos, sin tener que cumplir un horario fijo.

Una de las razones por las cuales estos conceptos de oficina han ido ganando más adeptos es porque se reducen costos. Si bien no existe un porcentaje claro que nos diga cuál es esta disminución, ya que esto depende del tipo de empresa o la cantidad de empleados, el ahorro que ofrecen estos estilos viene dada porque ayuda a reducir la demanda de metros cuadrados de la oficina, así como los costos operativos relacionados con iluminación, sillas, mesas, entre otros.

Por otro lado, en la remodelación también pueden incluirse zonas de reuniones informales, sean abiertas o cerradas, en las que se den conversaciones espontáneas que permitan a los empleados intercambiar ideas que les faciliten el llevar a cabo sus actividades diarias. Eso sí, los espacios de reunión formal tampoco pueden faltar, ya que son esenciales para dar privacidad.

Asimismo, dado que existen algunas tareas que ameritan concentración, también es necesario incluir en el diseño espacios privados que favorezcan la concentración. Por ello, es importante que la oficina incluya espacios que permitan una lectura silenciosa o escribir sin interrupciones.

Para crear espacios inspiradores también se necesita buscar opciones que contribuyan a reducir el estrés. Por esta razón, más que puestos de trabajos, colaborativos o privados, los trabajadores también requieren de espacios que les permitan distraer su mente. De aquí la importancia de destinar zonas de distracción como comedores, cafés, salas de relajación con sofás, mesas y juegos. Es una forma de hacer que los trabajadores tomen aire fresco y vuelvan a sus actividades con más energía.

3. Necesidades de distribución de acuerdo al área

Al momento de hacer una remodelación de oficina también es importante tener en cuenta las necesidades de acomodación de cada área de trabajo. Para ello es importante elegir muebles que se ajusten a las necesidades de cada espacio y sobre todo de cada trabajador. Es decir, los departamentos de contabilidad y finanzas, por ejemplo, no requieren del mismo tipo de espacio ni de mobiliario que los departamentos de marketing.

La ergonomía del mobiliario es clave dado el tiempo que pasan las personas en la oficina. Por esta razón es fundamental que todo lo que se incluya en ella esté diseñado de manera que no afecte la salud. Y es que según Organización Internacional del Trabajo, las pérdidas económicas por lesiones ocupacionales y enfermedades en América Latina representan del 9 al 12% del PIB mundial. Lo que significa que contar con muebles ergonómicos se traduce en una mejora de la productividad.

En este sentido, las sillas son uno de los elementos más importantes, ya que son, por lo general, la causa de muchos males debido a la adopción de malas posturas. En el mercado existen muchísimas opciones, pero lo esencial es que estas tengan altura regulable, respaldo reclinable y apoyo lumbar. Lo mismo sucede con los muebles que se coloquen en áreas de descanso o en zonas comunes. Además, si se cuenta con una mesa correcta (dimensiones, forma y altura) en la sala de reuniones, por ejemplo, se facilitan cierto tipo de actividades como la distribución de material o la ubicación de soportes para elementos de trabajo como proyectores, computadores, tablets, entre otros.

Cada empresa es única y por tanto tiene necesidades diferentes. Además, el presupuesto muchas veces juega un papel esencial en la elección del mobiliario. Pero la inversión en estos elementos bien vale la pena porque además de ofrecer confort, una oficina con el mobiliario correcto habla por sí sola de la marca. Por esta razón es importante que el gestor de proyecto se asegure de que el equipo de trabajo pueda contar tanto con el espacio como con el equipamiento necesario para realizar cómodamente su actividad de trabajo.

4. Colores en el espacio de trabajo

Los colores tienen una influencia en el estado de ánimo de las personas y por ende en su productividad. Según el libro Comunicación interna y creatividad en las organizaciones, de María Soledad Coppero y María Gabriela Pellegrino, si se utilizan los tonos adecuados en la oficina, se puede crear una atmósfera positiva que favorece la concentración, el aprendizaje y en general el desarrollo creativo.

De allí la importancia de que el gestor de proyecto haga una buena elección de los colores tanto del mobiliario como de las paredes y demás elementos de cada uno de los espacios de la oficina. Según el texto de Coppero y Pellegrino, si las personas trabajan en lugares con colores apagados y oscuros el ambiente será aburrido y probablemente su rendimiento no sea el mejor. Por ello, aseguran que para fomentar la creatividad, el diseño resulta un punto clave.

Dado entonces que los colores influyen en el comportamiento de las personas, es esencial tomar en cuenta la armonización de los tonos al momento de remodelar una oficina. Los colores pueden tranquilizar, armonizar o inquietar según su tipo e intensidad. Por ello, desde hace algunos años se ha hecho común la utilización de colores fuertes como el amarillo, naranja o rojo porque ofrecen amplitud de espacio e incluso una sensación de tranquilidad. Estos también suelen combinarse con tonos blancos para dar iluminación a los espacios.

5. Iluminación

Otro factor fundamental a considerar en la remodelación de espacios de oficina tiene que ver con la iluminación. Esta debe ser adecuada a la tarea que se realiza, por ello las recomendaciones varían. Sin embargo, según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo de España, señalando normas mínimas legales, el nivel de iluminación en los lugares de trabajo debe estar entre los 100 y los 1000 lux. El más bajo sería para las áreas de poca exigencia visual y el más alto para las más exigentes.

No se debe olvidar además que la iluminación es un elemento importante para mantener la concentración y fomentar la creatividad. De acuerdo a datos aportados por Philips, contar con una iluminación óptima en la oficina puede incrementar la productividad en un 10%. Además, para fomentar el bienestar de los empleados se sugieren dos tipos de luces. La de tipo fría que ayuda a activar el organismo, ya sea al llegar a trabajo, después de comer o en la tarde. Y de la de tipo cálida que ayuda a relajarse durante los descansos.

Por otro lado, más allá de contar con una buena iluminación artificial, una de las principales tendencias del diseño moderno es el aprovechamiento de la luz natural. Por ello, es importante contemplar la entrada de esta en el diseño de la oficina. Un ejemplo de este estilo se ha visto en el diseño de las oficinas de Flushing Cosmetics, hechas por el arquitecto guatemalteco Juan Manuel Samayoa. En él ciertas áreas han sido separadas solo por vidrio y se logró adecuar la iluminación en base a la luz natural.

Pero no es el único. Hoy día la mayoría de los espacios nuevos y remodelados son diseñados con mucha iluminación natural, ya que con esto se consiguen espacios más amenos que incluso mejoran la calidad de vida los trabajadores. Así lo ha confirmado un estudio dirigido por la Dra. Phyllis Zee, quien es profesora de neurología de la Facultad de Medicina Feinberg de la Universidad de Northwestern. Zee ha afirmado que la luz natural tiene efectos poderosos sobre la salud. Gracias a esta exposición, los empleados pueden sentirse físicamente más activos, tienen una menor somnolencia diurna y un mejor estado de ánimo. Esta es entonces otra de las razones por la que los arquitectos deberían enfocarse en diseños de oficinas que favorezcan la entrada de luz natural.

Además, si tenemos en cuenta que la iluminación en una oficina supone el 35% del consumo de energía de una oficina, utilizando el mayor tiempo posible la luz natural el ahorro en costos sería alto. Y si además de esto, se apuesta por una iluminación artificial más eficiente, con lámparas LED por ejemplo, se podrían conseguir ahorros de hasta el 85%, esto según indica Philips.

Estos son solo algunos de los factores más importantes a considerar al momento de remodelar un espacio de oficina. Cada decisión influirá en la productividad de la empresa, por esta razón es fundamental planificar cada movimiento para que el resultado sea realmente exitoso.