Soluciones que facilitan el trabajo en oficinas OPEN SPACE

El boom de las oficinas abiertas se inició a comienzos de los años 2000. En ese entonces se consideraban una excelente estrategia para mejorar la productividad, porque incrementaban la supervisión sobre los colaboradores; además se pensaba que la satisfacción de los empleados aumentaría, porque se promovía un ambiente más cercano entre jefes y trabajadores.

Sin embargo, si bien esta innovación en el diseño de los espacios de trabajo trajo muchos beneficios, sobre todo económicos, también causó algunas molestias en el clima laboral. Con la aparición de las oficinas abiertas mejoró el trabajo colaborativo y disminuyeron muchas brechas en las relaciones jerárquicas, pero también aumentaron las distracciones, el ruido y la improductividad.

¿Deben desaparecer?

La respuesta es no. El debate sobre la permanencia de este tipo de oficinas se mantiene con altibajos. Sin embargo, la tendencia es el diseño de espacios híbridos. La encuesta de espacios de trabajo hecha por el Instituto de Investigación Gensler este año establece una escala de seis niveles desde oficinas completamente abiertas hasta completamente privadas. El resultado fue que las oficinas bastante abiertas tienen mejor desempeño en lo que respecta a efectividad.

La investigación busca además identificar entre los encuestados los atributos que consideran más importantes en un gran lugar de trabajo. Promover trabajo en equipo y colaboración obtuvo el primer lugar con 43%; el cuarto lugar fue “inspirar creatividad e innovación”, con 32%. A ambos atributos se les consideran valores colaborativos, a diferencia de los valores individuales que buscan, por ejemplo, maximizar la productividad individual. El Instituto Gensler afirma que las personas no se sienten cómodas en espacios completamente abiertos, pero tampoco quieren ambientes totalmente privados, sino que buscan lugares que ofrezcan privacidad cuando se requiera.

Cómo mejorar la experiencia en oficinas open space

Diseña espacios de inspiración

Garantiza que los colaboradores tengan ambientes privados donde puedan crear, innovar y concentrarse. En espacios abiertos muchos trabajadores pierden el hilo de algunas ideas, se distraen, conversan o no son capaces de concentrarse en detalles; por ello algunas organizaciones disponen zonas de trabajo individual con cabinas, cubículos o cocoons. También hay espacios semiprivados en donde pueden trabajar hasta seis personas, ambientes ideales para reuniones de equipo, tormentas de ideas, videollamadas o conferencias.

Establece normas de convivencia

En espacios abiertos es indispensable establecer normas claras de trabajo para respetar a los compañeros, sin que esto implique coartar la libertad de expresión. En este sentido es importante solicitar que se modere el tono de la voz, las conversaciones grupales, el consumo de bebidas o alimentos en los puestos de trabajo, el tono y las melodías de los celulares, y la música, entre otras fuentes de ruido o distracción.

Algunas organizaciones establecen horarios para el trabajo individual y para el colaborativo, lo cual puede ayudar a organizar las jornadas y a garantizar momentos de tranquilidad y calma. Por otra parte, el uso de estaciones de café, té y comidas ligeras es una buena opción para crear espacios de socialización diferentes a los puestos de trabajo.

Incluye aislamiento acústico

Aunque la oficina sea abierta, hay algunas opciones para minimizar el impacto del ruido; por ejemplo, las pantallas o paneles en algunos puestos, las “nubes” o salas de reuniones, y los materiales aislantes en puertas y ventanas. De igual forma, se recomiendan los audífonos especiales para quienes quieran concentrarse o trabajar de forma independiente y sin interrupciones.

A pesar de que las oficinas open space pueden en algunos casos obstaculizar la productividad, se pueden emplear soluciones como los “espacios de inspiración”, las normas de convivencia y el aislamiento acústico. Promover el teletrabajo en espacios adecuados con el mobiliario correcto es también una buena idea.