Seis consecuencias del exceso de videoconferencias

Nuevos desafíos al liderar proyectos de oficinas en 2021

¿Cómo combatir los efectos adversos de las videoconferencias? Estas reuniones pueden resultar agotadoras, incluso en la comodidad del hogar. Para mantener la atención y la productividad, es recomendable cambiar algunas condiciones, aquí te contamos cuáles.

Las videoconferencias surgieron como una excelente opción para mantener la comunicación personal y profesional. Así, en las oficinas disminuyó la necesidad de desplazarse, las fronteras geográficas se borraron y los equipos de trabajo pudieron comunicarse e integrarse sin importar su ubicación.

Sin embargo, durante la pandemia, su uso excesivo, sobre todo en reuniones innecesarias, ha creado ciertos problemas. En este sentido, la Universidad Stanford y Microsoft han estudiado los efectos de abusar de las videoconferencias y propuesto algunas soluciones para mantener la productividad y conservar la salud mental de los colaboradores.

Efectos nocivos del exceso de videoconferencias

1. Mala ergonomía

Con el teletrabajo, la jornada laboral transcurre entre reunión y reunión; como consecuencia, las personas pasan la mayor parte del día sentadas, lo que no pasaba cuando se asistía a las oficinas, ya que había mucho más dinamismo en el día. Además, (debido a las presiones asociadas a proyectar una buena imagen, muchas veces las personas mantienen una postura rígida antinatural – NATURAL) que puede perjudicar su salud.

Por otra parte, las personas intentan mantener todos los elementos que necesitan demasiado cerca ―incluso alimentos y bebidas― para cumplir sin interrupciones todos sus compromisos, lo que crea un ambiente desordenado en la estación de trabajo.

2. Fatiga visual

Las videoconferencias, a diferencia de la presencialidad, demandan atención constante y simultánea sobre la pantalla, las personas y los chats.  (Además, en las videoconferencias la distancia entre los interlocutores no cambia algo natural en las conversaciones presenciales) y los tamaños de las cabezas de las personas aparecen de manera antinatural. Este “caos virtual” exige un gran esfuerzo mental y visual que en la oficina no existe.

Adicionalmente, en una pantalla la comunicación no verbal se limita al rostro y, en algunos casos, los brazos. Para mitigar este inconveniente, algunas plataformas han incluido reacciones virtuales que simulan los gestos; sin embargo, suelen ser insuficientes para acompañar la comunicación verbal.

3. Pérdida de concentración

En una conferencia en línea, las personas están pendientes de muchas cosas a la vez: la conversación, el plano de su propia imagen y los elementos que entran allí, su apariencia personal, y lo que pasa en el entorno de los demás y en el suyo propio. Todo esto distrae y obstaculiza la concentración.

A esto hay que sumar los fondos virtuales, las distracciones de los demás, sus miradas muy fijas o evasivas, y sus movimientos corporales. Cuando las reuniones se dan en espacios físicos, las normas sociales favorecen la concentración de las personas en lo que se habla y desarrolla.

4. Estrés por la autoimagen

Un ingrediente nuevo es el hecho de que mientras se está en una videoconferencia, la persona se observa a sí misma, algo que en la comunicación cara a cara es impensable e imposible. En las salas de reuniones no hay espejos, ni pantallas que reflejen o proyecten la autoimagen.

Esto ha significado un motivo de estrés adicional para algunos usuarios; afortunadamente, las plataformas de videoconferencias ofrecen la posibilidad de bloquear la vista de la propia pantalla.

5. Sobresaturación mental

Con el cambio de los espacios y de las dinámicas laborales cambiaron también las rutinas. Así, en las jornadas virtuales no suele haber pausas o son muy pocas, y muchas reuniones empatan una tras otras. Al contrario, en las oficinas hay espacio para caminar y moverse, no todas las reuniones se desarrollan en el mismo sitio y es posible cambiar de escenario físico y visual; en definitiva, variaciones que el cerebro agradece.

De igual forma, en una videollamada puede haber fallas de conexión que hacen más lenta y más compleja la comunicación, lo que desespera a algunos.

6. Sensación de aturdimiento y agotamiento

En las jornadas virtuales largas los auriculares se usan en exceso y hay además sonidos anormales, producidos por las personas que ocupan el mismo espacio o sus inmediaciones. Por el contrario, las oficinas están acondicionadas para desarrollar las reuniones en condiciones favorables y sin interrupciones.

Por otra parte, en la virtualidad algunas personas sienten la necesidad de hablar más alto de lo normal; algunas, al contrario, puede que no se les escuche, lo que lleva a tener que ajustar frecuentemente el volumen durante la conversación. El resultado es que, al finalizar la jornada, es común sentirse aturdido, incluso confundido.

Las soluciones

Si bien las videoconferencias pueden tener consecuencias negativas si se abusa de ellas, no significa que debamos eliminarlas, pues son necesarias para mantener operativas las organizaciones. En este sentido, hay ciertas prácticas que preservan la salud en las jornadas de teletrabajo cargadas de videoconferencias:

• Tomar descansos de entre cinco y diez minutos entre reuniones y cambiar de actividad y de ambiente.
• Hacer pausas activas (estiramientos, paseos) durante la jornada.
• Apagar la cámara cuando sea posible.
• Desactivar la opción “vista de sí mismo” en la plataforma virtual.
• Acondicionar un espacio exclusivo para el trabajo, libre de interrupciones.
• Utilizar una silla ergonómica y un escritorio adecuado.
• Utilizar una cámara o un teclado adicional para aumentar la distancia entre la persona y la pantalla del computador.
• Considerar el uso de otros canales de comunicación: correo electrónico, teléfono, plataformas de mensajería o videos grabados.
• Hacer una cosa a la vez y evitar atender simultáneamente múltiples actividades.
• Enviar con antelación los temas que se tratarán en la reunión y anunciar el tiempo que durará.
• Invitar solo a las personas que realmente deben estar en las reuniones y respetar la agenda, el tiempo y los turnos de palabra.
• Asistir presencialmente a los encuentros que sea posible desarrollar de esta manera.

Estas buenas prácticas en las videoconferencias garantizarán la salud y el bienestar de los colaboradores en estos tiempos de hiperconexión.