Aspectos claves del presupuesto para la remodelación de una oficina

Formular un presupuesto para remodelar una oficina será posible con esta guía. Detalles como mobiliario y luminosidad marcarán la diferencia.

Las investigaciones en psicología ambiental —la ciencia que estudia las relaciones entre los individuos y su ambiente físico— revelan que los entornos inciden en el desempeño, la creatividad y la satisfacción de las personas.

En el caso de las escuelas, cuando las áreas de aprendizaje y las zonas comunes son espaciosas, el rendimiento y respeto de los estudiantes mejora; los maestros trabajan mejor si cuentan con áreas apropiadas para planificar y evaluar; y la salud y el bienestar de estudiantes, maestros y el resto del personal están mucho más garantizados en instalaciones iluminadas y ventiladas.

Algo similar puede decirse de los sitios de trabajo. El hacinamiento, la oscuridad y la mala ventilación no traen buenos resultados: enfermedades respiratorias, dolores musculares, estrés, falta de concentración, posibles conflictos personales, entre otros. Todo esto conduce a la pérdida de productividad, la meta dorada de cualquier empresa.

 Escuelas y empresas tienen mucho que aprender unas de otras. Son organizaciones en las que desde decenas hasta miles de personas conviven durante buena parte del día con objetivos personales y colectivos. De allí que ambos tipos de organizaciones compartan principios de diseño arquitectónico. En este artículo mostraremos algunos de ellos.

Mobiliario

Para el arquitecto Forrest Murphy, director de CAST Architecture, al mobiliario le corresponde generalmente entre 40% y 45% del presupuesto de remodelación de una oficina y con una inversión razonable se puede dar una nueva apariencia al mismo espacio físico. La clave no es incorporar materiales novedosos o formas raras o llamativas, sino ofrecer comodidad y crear la sensación de que el espacio de trabajo es limpio, amplio y agradable.

La remodelación del mobiliario incluye:

• Sillas ergonómicas: son indispensables para el bienestar de los empleados y la comodidad de los clientes. Curvas en el espaldar, soporte lumbar, reclinación, reposabrazos y fácil desplazamiento son elementos obligatorios. Los modelos actuales cumplen esta función ergonómica, además de aportar una apariencia estilizada a la oficina. Según un estudio avalado por la Universidad de Cornell, los usuarios de este tipo de sillas registran un 20% más de energía durante y después de la jornada laboral.
• Escritorios: en una publicación científica oficial, los escritorios con ángulos permiten aprovechar mejor el espacio y resultan más cómodos para los trabajadores, pues en lugar de estirarse para alcanzar los objetos, tienen a su disposición una mayor superficie de trabajo con solo girar su silla.Con el surgimiento del concepto de “ecosistema de espacios”, diversas compañías han optado por los escritorios de pie como una de sus estaciones para el trabajo activo. Un estudio realizado en 2015 muestra que uno de los beneficios de los escritorios de pie es disminuir los picos de azúcar en sangre hasta en 43%.
• Paneles fonoabsorbentes y separadores: ayudan a crear espacios independientes que fomentan la inspiración y la concentración. Los paneles regulan los ruidos de la oficina e incluso pueden ser elementos decorativos si se tiene un poco de imaginación. Según datos de Applied Workplace, los separadores mejoran la concentración de los empleados en un 10%.
• Sofás: las grandes compañías como Facebook, Google y Apple marcan tendencias en diseño de oficinas. Una de las prácticas más empleadas es disponer pausas frecuentes en las jornadas de trabajo para fomentar la socialización y la movilidad entre sus empleados. Por ello, estas empresas han diseñado espacios de descanso y encuentro, equipados con cómodas sillas, pufs y sofás, perfectos para charlar o discutir sobre temas laborales en un ambiente más informal.

De cualquier manera, no es necesario cambiar todo el mobiliario, o al menos no todo en una misma inversión. Incluir un área de socialización y cambiar las sillas convencionales por sillas ergonómicas aportan beneficios considerables a un costo moderado.

Además de ser visualmente atractivo y cómodo, el mobiliario debe permitir que el trabajador utilice varias estaciones adaptadas para diferentes actividades. Según la consultora Leesman, el mobiliario aumenta el compromiso y la lealtad de los trabajadores hasta en un 50%. Leesman encontró también que los empleados dan casi 90% de importancia a la silla y al escritorio como factores que les permiten cumplir su trabajo con eficiencia. En conclusión, los trabajadores cómodos con su oficina son más leales con sus trabajos y cumplen mejor sus tareas.

Iluminación

La iluminación de las oficinas (que incluye ventanas y lámparas para techo o escritorio) puede significar hasta 30% del presupuesto de la remodelación, según Forrest Murphy.

La cifra de 30% puede parecer elevada, pero debe contrastarse con los beneficios que reporta. Una buena iluminación mejora la concentración de los trabajadores con tareas específicas hasta en 60%,induce al cerebro a funcionar en un estado de alerta baja, que desacelera el ritmo cardíaco a niveles similares a los del sueño; el resultado es una disminución del bienestar del empleado.

No es necesario cambiar todas las lámparas y hacer nuevas ventanas por doquier, pero sí es esencial conocer cuál es la luminosidad artificial apropiada y preferir, si es posible, la luz natural por sobre la artificial. Con abrir unas ventanas y cambiar algunas lámparas podría ser suficiente para dar un nuevo aspecto a la oficina.

La iluminación natural es la protagonista en las oficinas modernas. La luz que entra desde ventanas favorece la iluminación de toda la oficina. Según una investigación independiente hecha por la empresa View Dynamic Glass, debe preferirse la luz natural, pues reduce los dolores de cabeza en un 30%.

El piso es un factor que debe tenerse en cuenta cuando se escoge la luz natural: los pisos con acabados brillantes pueden reflejar la luz y conseguir el efecto contrario al deseado. En su lugar, se recomienda colocar alfombras.

La iluminación artificial recomendada es la tipo LED. El Observatorio Nacional de Astronomía Óptica de Estados Unidos y otras organizaciones recomiendan que, para ambientes de oficina, se use luz blanca o azulada, con bombillos LED de 500 luxes.

Los bombillos LED son amigables con el medioambiente y pueden ahorrar hasta 85% de energía en comparación con la luz artificial convencional. Las lámparas son, además de fuentes de iluminación, elementos decorativos que, bien escogidos, pueden armonizar con la oficina.

Pintura y colores

Los colores de las paredes y los techos son clave. Los recursos destinados a pintura y acabados pueden representar entre 15% y 25% del presupuesto de una remodelación, de acuerdo con Sweeten, la plataforma en internet que conecta clientes y empresas especializadas en remodelaciones.

Antes de elegir el color de la oficina es importante tener en cuenta dos puntos:

• Tamaño de la oficina: las oficinas pequeñas requieren colores claros que aumenten la luminosidad, mientras que en las oficinas grandes se pueden alternar colores oscuros y claros.
• Colores de la empresa: utilizar los colores corporativos en las oficinas permite que tanto empleados como clientes se identifiquen con la empresa.

Los colores utilizados en una oficina deberían transmitir inspiración, armonía, paz y confianza a quienes trabajan o se encuentran en ellas. En este sentido, la revista Forbes señala que los tonos suaves azules y verdes son los mejores para las oficinas. El azul transmite seguridad; el verde, bienestar. El rojo es el menos recomendado, pues pone al cerebro en alerta constante y, como resultado, se fatiga.

Dentro del presupuesto se recomienda incluir plantas con flores. Según la Asociación Americana de Psicología, las plantas en la oficina pueden incrementar la felicidad hasta en 20%, según su tonalidad de verde; las gerberas son las más recomendadas. Asimismo, el International Well Building Institute establece que las plantas en las oficinas ayudan a reducir el cansancio y, como consecuencia, los tiempos de descanso.

Conectividad

El cableado tiene un papel importante en la remodelación de las oficinas: según Sweeten, le corresponde alrededor de 10% de la inversión por metro cuadrado.

Las nuevas tendencias en diseño de oficinas dictan que se debe contar con suficientes tomas de corriente para conectar todos los dispositivos. Según datos de Leesman, 6,4% de la satisfacción de los empleados depende de si en la oficina hay suficientes puntos de conexion eléctrica, mientras que 8% depende de si se cuenta con Wi-Fi.

Agregar puntos de electricidad, teléfono e internet cerca de los módulos o escritorios requiere una inversión relativamente baja y los beneficios son considerables. 

Muchos detalles quedan fuera de esta lista del presupuesto necesario para remodelar una oficina, como baños, alfombras u objetos decorativos, entre otros. Sin embargo, con cubrir los requerimientos de mobiliario, iluminación, colores en paredes y techos, y conectividad se habrá empleado gran parte del presupuesto que convertirá a una oficina en un espacio inspirador.