El diseño coherente en las oficinas propone crear espacios que reflejen el propósito de las organizaciones. A pesar de que todas las oficinas deben ofrecer ciertos servicios al trabajador como cafetería, áreas de descanso, de trabajo individual y colectivo, salas de reuniones, etc., el criterio al diseñar debe ser funcional: adecuarse a las actividades de los colaboradores.
No se trabaja de la misma manera en una agencia de publicidad que en un bufete de abogados; y así como las dinámicas laborales son diferentes, también deben serlo el diseño y la decoración. Por ello es indispensable tener en cuenta la distribución de los espacios y la iluminación, los colores, el mobiliario y los accesorios que se utilizan en una oficina para reflejar fielmente el propósito de la organización.
Diseño creativo: distribución y zonificación
Lo primero es analizar el espacio con el que se cuenta, sus dimensiones y formas, para entender cómo se pueden distribuir de la mejor manera los espacios abiertos, los cerrados y los de servicio. Se debe aprovechar al máximo la luz natural y la geometría del lugar, sin que se afecte el libre tránsito ni las actividades propias de la empresa.
- Extensión de la superficie: normalmente se establece una relación 70:15:15 para los espacios abiertos, cerrados y de servicios, respectivamente. La iluminación natural debe primar en los espacios abiertos y la proximidad a los accesos en los de servicios. Ahora bien, esta zonificación puede variar según el tipo de empresa: un bufete de abogados o un consultorio médico requieren más espacios cerrados, debido a la confidencialidad de los asuntos que tratan.
- Altura: mientras más alto sea el techo, menor será la concentración. En este sentido, para trabajos en agencias creativas, de innovación, publicidad y cualquier otra empresa en el que se desarrolle pensamiento conceptual se recomienda que el techo sea alto; para trabajos que requieren atención a los detalles, lectura y análisis o desarrollo de pensamiento lógico-matemático, el techo debe estar más cerca de las personas.
Decoración y ambientación
Si bien el blanco y el gris son comunes en muchas oficinas, está demostrado que estos colores afectan la productividad. De igual forma, aunque la luz es muy importante, su exceso puede perjudicar ciertas actividades; por ello es fundamental comprender los efectos de la iluminación, los colores, el mobiliario y los accesorios sobre las actividades de una organización.
- Iluminación: aprovechar al máximo la luz natural será siempre la mejor recomendación para oficinas grandes y pequeñas. La luz natural debe complementarse con bombillos; sin embargo, la intensidad va a depender de la actividad que se despliegue. Las empresas de tecnología, innovación, diseño y todas aquellas que requieran trabajo colaborativo necesitan buena luz; al contrario de las que tratan asuntos confidenciales, íntimos y privados, en las que la iluminación debe ser más tenue, para crear un ambiente de confianza y seguridad.
- Colores: se clasifican en cálidos (rojo, amarillo, naranja), fríos (azul, verde, violeta) y neutros (gris, negro y blanco), según la sensación percibida por las personas. Los colores cálidos producen emociones de excitación, mientras que los fríos de paz y tranquilidad; los neutros acompañan a cualquier color para destacar o contrastar. El rojo es el color del amor, la felicidad y la energía; el amarillo, del optimismo; y el naranja, de la creatividad y la diversión. Por su parte, el azul es el de la confianza y la seguridad; el verde, de lo orgánico, fresco y natural; el violeta, de la juventud y la innovación.
- Mobiliario: las mesas amplias favorecen la integración y el trabajo colaborativo. Por lo tanto, son ideales para mejorar la comunicación y la cultura corporativas. Las personas buscan trabajar e interactuar con quienes tienen cerca; por eso el diseño y la distribución de las mesas y sillas debe favorecer esa vinculación. En el caso de quienes requieren concentración y privacidad por largos períodos es importante que dispongan de espacios cerrados y muebles cómodos. En todos los casos, seleccionar muebles ergonómicos es obligatorio para garantizar el bienestar y la salud de los colaboradores.
Es importante definir el estilo de la empresa (clásico, moderno, minimalista, industrial) y, a partir de allí, escoger el mobiliario apropiado. Los escritorios de madera amplios y robustos son recomendados en bufetes, consultoras u oficinas tradicionales; mientras que los escritorios simples con elementos en acero están más alineados con empresas de tecnología, diseño y arquitectura, y con oficinas innovadoras. Por su parte, sillones, muebles y estaciones de trabajo individual o colaborativo son propios de los espacios de coworking y las agencias creativas.
- Accesorios: el mobiliario debe acompañarse de complementos a la medida y, sobre todo, muy funcionales. Por ello hay que escoger lámparas, relojes, tapetes, cortinas y cojines adecuados para la actividad y el estilo de la organización. Las plantas tienen un papel muy importante: está comprobado que las personas necesitan estar en contacto con otros seres vivos; por ello, las plantas e, incluso, las peceras son muy recomendadas, especialmente en empresas en las que se trabaja bajo presión y el estrés es muy alto.
El diseño coherente garantiza que se reflejen la personalidad y el propósito de las organizaciones. Por ello, es necesario cuidar la distribución y la zonificación de los espacios en función del tamaño de su superficie y de su altura, así como los elementos decorativos de iluminación, colores, mobiliario y accesorios según el estilo que se escoja. La apropiación de esos elementos garantizará mejor productividad, comunicación y cultura.
