29 de marzo de 2023
A raíz del covid-19, millones de trabajadores en todo el mundo se refugiaron en sus casas y, desde allí, continuaron sus labores en la modalidad del teletrabajo. Para muchos es una experiencia nueva y súbita, para la que no tuvieron tiempo de familiarizarse a fondo con los conceptos, elementos, prácticas, deberes y derechos del trabajo remoto.
Fue una experiencia novedosa sobre todo en Colombia, que antes de la pandemia tenía solo 122.000 teletrabajadores, según cifras del Ministerio del Trabajo publicadas en 2018. Sin embargo, la ventaja de Colombia es que, antes de la pandemia, era uno de los países más avanzados de América Latina en materia de legislación para el teletrabajo.
Es una modalidad laboral que permite a los colaboradores cumplir las actividades y los servicios demandados por las empresas mediante el uso de tecnologías de comunicación e información (TIC) fuera del típico ambiente laboral. No requiere la presencia física de los trabajadores en las oficinas. En Colombia, el teletrabajo se encuentra amparado y regulado por la Ley 1221 de 2008, y el decreto 884 de 2012.
Existen tres modalidades de teletrabajo en el país, de acuerdo con lo establecido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicación, en conjunto con el Ministerio del Trabajo:
Los teletrabajadores no se someten a las disposiciones tradicionales de las jornadas de trabajo, de acuerdo con el artículo 60 de la Ley 1221 de 2008, sino que tienen mayor libertad para controlar su tiempo según su disposición, actividades y rutinas, en tanto cumplan las actividades pautadas.
Sin embargo, el contrato del teletrabajador exige que se establezcan los días y horarios en los que ejecutará sus actividades. Esto se hace para delimitar la responsabilidad del empleador en caso de accidentes de trabajo, para no invadir el espacio personal del trabajador en las horas establecidas como no laborables, y para evitar la asignación de cargas de trabajo excesivas.
El horario del teletrabajador debe incluir los descansos recreativos, creativos y culturales legalmente establecidos. El Ministerio de Protección Social es el organismo encargado de garantizar que el colaborador no se sobresature de trabajo.
La remuneración del teletrabajador no debe ser distinta a la de un colaborador presencial. Incluso no puede ser inferior a la ofrecida por “esa misma labor, en la misma localidad y por igual rendimiento” a quien la ejecuta de forma presencial, según el artículo 60 de Garantías laborales, sindicales y de seguridad social para los teletrabajadores.
Los teletrabajadores deberán estar inscritos en el Sistema de Seguridad Social Integral y en el Sistema de Riesgos Laborales. En lo que respecta a los riesgos laborales, las empresas son responsables de la salud y la seguridad de sus colaboradores remotos. Los representantes de la empresa deben visitar los lugares de trabajo de sus colaboradores remotos, para verificar que se cumplan las condiciones de seguridad requeridas (como la limpieza que evita el contagio de enfermedades), el buen mantenimiento de las instalaciones eléctricas (incluida la organización del cableado de los equipos), las condiciones ergonómicas del mobiliario de trabajo, así como las adecuadas iluminación y ventilación del espacio.
Las empresas reconocerán los costos asociados a electricidad y conexión a internet de los colaboradores.
Los trabajadores remotos tienen los mismos derechos y garantías laborales que el resto de los colaboradores y es ilegal desmejorarlos. Además de la remuneración y la seguridad social, se suma el acceso a la capacitación, los permisos de maternidad y el respeto a la privacidad e intimidad del colaborador.
El departamento de recursos humanos deberá determinar qué áreas, equipos o puestos son adecuados para el trabajo a distancia; un elemento clave de la decisión es qué medida los procesos relacionados con el trabajo están digitalizados en alguna plataforma o nube.
Una vez cumplido ese paso, es oportuno evaluar los perfiles de los candidatos; para ello debe considerarse que el trabajo remoto implica alto grado de responsabilidad, aislamiento social y exposición a distracciones.
El éxito del trabajo a distancia depende de confiar en que los empleados harán su trabajo aunque no puedan ser supervisados directamente. Es un cambio de paradigma en lo que respecta a la evaluación del trabajador y a la definición de las jornadas. Ahora la relación entre ambas partes dependerá de la confianza mutua y de la responsabilidad del trabajador, que deberían hacer innecesaria, por ejemplo, la utilización de herramientas informáticas para evaluar cuánto tiempo pasa el colaborador frente a la computadora.
La evaluación de los teletrabajadores tiene sus peculiaridades. La clave está en evaluar el cumplimiento de metas o la entrega de resultados, más que la cantidad de horas trabajadas.
El cumplimiento de los objetivos con la calidad prevista y en los plazos acordados es una señal de que todo marcha bien
Garantizar la seguridad informática no es tan fácil cuando se trata del trabajo remoto. En las oficinas existen firewalls, se puede bloquear el acceso a ciertas aplicaciones y funciones, y todos los equipos tienen programas de seguridad informática.
En casa no existe el mismo control sobre los equipos. Sin embargo, desde las empresas se pueden diseñar algunas políticas para garantizar la seguridad informática aún en remoto, pero en definitiva mucho depende de la responsabilidad de cada trabajador.
En este sentido, estas son algunas recomendaciones que los teletrabajadores deben tener en cuenta para garantizar la seguridad de la información empresarial:
En Colombia, las empresas deben suministrar las medidas de protección personal y seguridad informática de los teletrabajadores. Además, la empresa es la responsable de capacitar a sus trabajadores en el uso adecuado de las medidas e informar sobre los riesgos que tiene la mala o nula utilización de protocolos de ciberseguridad.
Las leyes establecen la disposición de un espacio de trabajo ergonómico de acuerdo con las siguientes parámetros:
Igual es importante tener en cuenta la iluminación y la ventilación del área escogida, y los demás elementos que forman parte del buen diseño de una estación de trabajo en casa.
Una inadecuada configuración del espacio se traduce en agotamiento físico, dolores musculares, sedentarismo, mala alimentación y bajo estado de ánimo, que no contribuyen en nada a la inspiración que deben tener los colaboradores mientras trabajan, lo contrario a un buen espacio de trabajo acompañado de buenas rutinas.
Fijar objetivos en plataformas de cotrabajo que dispongan de evaluaciones de progreso es el medio ideal que permite a los colaboradores ver en tiempo real su desempeño. Tales plataformas los estimulan a mejorar sus resultados y a encontrar áreas de mejora.
Las plataformas de cotrabajo también ayudan a los colaboradores a adaptarse a la nueva modalidad, porque les permiten establecer prioridades, seguir el progreso de las tareas y cumplir plazos. La información de todas las tareas debería estar disponible para todos los colaboradores, como ejercicio de transparencia y de consciencia de las responsabilidades de cada quien.
Los líderes deben reconocer el estrés, las ansiedades y las preocupaciones de los colaboradores cuando trabajan a distancia. Escucharlos y preguntarles cómo les ha ido con el proceso les permite obtener información valiosa y sugerencias para mejorar las dinámicas de trabajo; también ayuda a los colaboradores a sentirse más inspirados y productivos porque sienten que tienen una organización que los respalda.
El uso de emoticones, mensajes o pequeños recordatorios ayudan a mantener una buena dinámica de trabajo. El objetivo es tener a los colaboradores comprometidos, felices y productivos.
Las hábitos que cada teletrabajador practique para mejorar su bienestar cognitivo, emocional y físico también les ayudará a ser más productivo.
Establecer acuerdos en torno a la comunicación ayuda a mejorar la productividad de los colaboradores, porque estos entienden con mayor claridad sus responsabilidades y lo que está o no permitido.
Los acuerdos pueden alcanzarse en torno a, por ejemplo, los horarios laborales, el tiempo de consultas y las evaluaciones del avance de las tareas.
Aunque la mayor parte de la plantilla de los colaboradores trabajen a distancia, varias razones hacen necesario que la empresa tenga una oficina física:
Con la firma de un contrato de teletrabajo que cumpla las especificaciones establecidas en el decreto 1072 de 2015. Según este decreto, ambas partes avalan los compromisos del teletrabajo y garantizan su cumplimiento, al dejar por escrito los derechos y deberes del empleado y del empleador, y las dinámicas de trabajo mientras dure el contrato.
Ese contrato debe establecer, de acuerdo con el artículo 2.2.1.5.3 de ese decreto:
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