Regreso seguro a las oficinas: lecciones de tres empresas

En muchas empresas se lleva a cabo un regreso seguro a las oficinas. Las claves han sido la limpieza, la distancia y los turnos.

Muchas empresas en todo el mundo han comenzado a reabrir gradualmente sus oficinas para recibir a una parte de su fuerza laboral, en la medida en que los gobiernos flexibilizan el confinamiento ante la covid-19. China, Corea del Sur, Reino Unido, España, Canadá y Estados Unidos son algunos de los países en los que se retoman las actividades y de los que Colombia puede aprender.

Cuando en las empresas los gestores de proyecto y los gerentes de recursos humanos elaboran planes para retomar las actividades, su principal pregunta es: ¿cómo hacemos para que la vuelta a las oficinas sea segura?

A partir de esta pregunta, las organizaciones crean protocolos para adaptar las oficinas ante el coronavirus e incorporan tecnologías que ayudan a tomar decisiones sobre quiénes volverán, cómo distribuir eficientemente el espacio para mantener la distancia y qué áreas son prioritarias a la hora de limpiar y mejorar las condiciones de los ambientes. El objetivo es evitar el contagio.

Volver a las oficinas ha resultado beneficioso para quienes se han sentido aislados por el teletrabajo. Así sea por unos pocos días a la semana, o por turnos cortos, los empleados han podido incorporarse a un ambiente de intercambio social y de ideas, una de las características del trabajo en las oficinas que lo hacen insustituible frente al teletrabajo. Como resultado, los colaboradores aprenden a trabajar como equipos híbridos: unos en las instalaciones de la compañía y otros desde casa.

Tres empresas de diferentes partes del mundo comparten algunas de las lecciones de su vuelta a las oficinas, que ayudan a otras organizaciones y países a planificar mejor su reactivación económica. Estos son los casos de éxito:

1. Bergmeyer

Fuente: Bergmeyer Offices. bergmeyer.com

Bergmeyer es una firma de arquitectura y diseño estadounidense, fundada en 1975. Ha diseñado oficinas para empresas como WeWork, Mars y Uppababy, y sedes para la Universidad de Massachusetts Amherst y la Universidad Harvard, entre otros proyectos icónicos.

La firma comenzó en abril a preparar el regreso de los colaboradores a sus dos oficinas, ubicadas en Boston y Los Ángeles. Ya para mediados de mayo tenía un protocolo que sigue las principales recomendaciones de los expertos en salud pública y epidemiología, que le permitió tener oficinas seguras y adaptadas a la covid-19.

Bergmeyer dividió el plan de reentrada en tres fases:

• Primera fase: entre 18 de mayo y el 25 de junio recibieron a 25 empleados en la oficina (de un total de 80), con turnos escalonados. En un día permitían hasta 13 colaboradores.
• Segunda fase: del 8 al 26 de junio tenían 50 empleados, distribuidos en varios días de la semana. En un día podían entrar 25 como máximo.
• Tercera fase: del 29 de junio al 17 de julio tuvieron de vuelta a sus 80 colaboradores, en turnos dispersos. Cada día permitían entrar hasta 40 personas.

El éxito de las tres fases se debió a varias medidas, que incluyeron:

• Limpieza profunda de los escritorios y las áreas comunes antes de la reapertura, más limpiezas diarias al final de la jornada.
• Reducción del número de escritorios, de manera que haya menos personas en las oficinas.
• Señalizaciones de tráfico peatonal que permiten a los empleados saber qué estancias ocupar, cómo mantener la distancia y por dónde caminar. También se diseñaron para evitar posibles reuniones de pasillo.
• Asistencia de los colaboradores dos o tres días a la semana, con horarios personalizados. Una mitad asiste lunes, miércoles y viernes; la otra, martes y jueves.
• Provisión de toallitas desinfectantes, gel desinfectante, jabón de manos y toallas de papel.
• Uso obligatorio de mascarilla.
• Prohibición de compartir dispositivos como laptops e impresoras y límites de acceso a áreas comunes.
• Reuniones por Zoom desde las propias instalaciones.
• Separadores removibles entre escritorios.

La reacción de los empleados fue positiva; aseguraron sentirse más productivos, sin las distracciones del hogar y la familia. “Echaba de menos la interacción social”, afirmó Stephanie Jones, diseñadora de interiores, a los medios de comunicación locales. También se sintieron más seguros, lo que atribuyen a la limpieza profunda, a la señalización clara y concisa, y a las estaciones de higiene, en las que hay productos de limpieza, guantes, desinfectante y mascarillas.

2. Salesforce

La empresa de software estadounidense Salesforce, fundada en 1999 y presente en más de 23 países, reabrió sus oficinas en Hong Kong y Shanghai (China), Seúl (Corea del Sur) y Auckland (Nueva Zelanda), con un estricto protocolo de salud pública que alojó en una nueva plataforma, Work.com. De sus 160 oficinas, 12 están activas.

La guía de Salesforce incluye un centro de comando que atiende emergencias de posibles empleados positivos, gestiona turnos de trabajo, se comunica permanentemente con los colaboradores y los entrena para enfrentar las nuevas condiciones.

Sus oficinas adaptadas a la covid-19 incluyen termómetros digitales en cada piso, mascarillas obligatorias, distancia de seis pies entre los colaboradores y acceso a desinfectante de manos en distintos lugares de los edificios. En algunas oficinas, los escritorios cuentan con separadores de vidrio que imitan pequeños cubículos y ofrecen privacidad.

Fuente: Salesforce’s tower, New York City

Antes de su incorporación, los empleados fueron encuestados en línea y sometidos a un examen de salud. Trabajan por turnos, gracias a una aplicación que reserva y distribuye los espacios, y emite un ticket de entrada que se entrega en el vestíbulo del edificio.

El recorrido por las oficinas cuenta con señalizaciones que limitan la cantidad de personas en espacios comunes y ascensores. También se realizan limpiezas profundas diarias de las áreas de trabajo, especialmente de las más utilizadas.

 El regreso es voluntario, por lo que miles de sus colaboradores tienen la posibilidad de permanecer en sus casas hasta finales de año, si así lo desean.

«Nos enfrentamos a un nuevo mundo en el que la gente regresa a las oficinas unos días a la semana. Algunos puede que vengan a trabajar más, intencionalmente, para hacer proyectos específicos con otros colegas», declaró Elizabeth Pinkham, directora global de bienes raíces de Salesforce, a Business Insider.

3. Baidu

Baidu es una empresa tecnológica multinacional, de origen chino, que ofrece servicios y productos relacionados con Internet e inteligencia artificial. Su sede principal está en Beijing.

A mediados de enero, los colaboradores de Baidu comenzaron a trabajar desde sus hogares. En abril, una vez levantadas las restricciones, la compañía comenzó gradualmente a traer de regreso a sus colaboradores. Primero un 20%, luego 30%, 50% y ahora 70%.

Baidu modificó el diseño de las oficinas y el tráfico peatonal, con el objetivo de minimizar el contacto en estaciones de trabajo, baños, salas de descanso y pasillos. Incorporó letreros que sirven de recordatorio del lavado de manos y la distancia.

Fuente: Baidu, iStock

Todas las mañanas se mide la temperatura de quienes ingresan a las oficinas y se reparte una mascarilla que deberá usarse durante toda la jornada. Si alguien presenta fiebre o muestra síntomas de covid-19, se activa un plan de emergencia y se llama a una ambulancia.

Antes de entrar a los ascensores, se suministran pañuelos desechables para apretar los botones. Una vez fuera del ascensor, los pañuelos se botan en un cubo de basura. Las puertas y ventanas de las oficinas se abren para permitir la circulación de aire fresco. Además, el trabajo se dividió en dos turnos, para que los empleados puedan tener más espacio.

Están prohibidas las reuniones en persona y las idas a la cafetería o al gimnasio. Pese a las medidas que limitan la interacción social, los empleados regresan a las oficinas porque “tienen la necesidad de verse físicamente, de tener lluvia de ideas y una discusión efectiva. El cara a cara sigue siendo muy importante», afirmó Lee Liu, vicepresidente y presidente de negocios en la nube.

Estas son algunas de las soluciones que se han puesto en práctica para volver de forma segura a las oficinas. La reducción de puestos de trabajo, la asignación de turnos para asegurar la distancia, el uso obligatorio de mascarillas, los límites al uso de zonas comunes y el reentrenamiento del personal fueron las prácticas comunes de estas tres empresas.

• Las empresas rediseñan sus oficinas para garantizar una vuelta segura a las oficinas. Lo más común es disminuir el número de escritorios y áreas disponibles, colocar señalizaciones y poner a disposición equipos de protección e higiene personal.
• Los casos de éxito consultados coinciden en usar tecnologías para distribuir el trabajo por turnos y saber cuáles son las áreas que requieren mayor limpieza.
• Es fundamental disponer señalizaciones y letreros para educar al personal sobre el uso de los espacios de trabajo.